Updates
Updates
Belangrijke wijzigingen in ons beveiligings- en privacybeleid, in chronologische volgorde.
-
Voorwaarden voor klinieken (v1.2): incasso via Mollie B.V.
De SEPA-incassobepaling in artikel 3 van de Terms of Service voor klinieken vermeldt nu dat de incasso wordt uitgevoerd door onze betaaldienstverlener Mollie B.V. namens ons, onder haar incassant-ID NL08ZZZ502057730000, en op uw bankafschrift onder die naam verschijnt.
-
Voorwaarden voor klinieken (v1.1): vooraankondiging van SEPA-incasso via de factuur
In artikel 3 (vergoedingen, facturering en betaling) van de Terms of Service voor klinieken staat nu hoe wij de maandfactuur incasseren. Facturering is maandelijks. Heeft u ons een SEPA-incassomachtiging gegeven, dan incasseren wij het factuurbedrag via SEPA-incasso (Core) op de incassodatum die op de factuur staat. De factuur, die wij per e-mail versturen, geldt als vooraankondiging van de incasso en vermeldt het bedrag en de incassodatum. De incasso vindt plaats ten minste 2 werkdagen in Nederland na de factuurdatum, in de praktijk ongeveer 5 dagen na de factuurdatum. U kunt een SEPA-incasso (Core) volgens de regels van uw bank binnen 8 weken laten terugboeken; de factuur is dan onbetaald en de bepalingen over te late betaling en opschorting zijn van toepassing. Zonder machtiging betaalt u binnen de betaaltermijn die op de factuur staat.
-
Security- en privacydocumenten bijgewerkt: scheiding in de database, AI, HR, bewaartermijnen en export
De verwerkersovereenkomst (v1.4), beide privacyverklaringen (app v1.3, portaal v1.4), het Security Statement (v1.5), het document Data Retention & Erasure (v1.2), de gebruiksvoorwaarden (alleen redactioneel, zonder inhoudelijke wijziging), de subverwerkerslijst en de FAQ zijn bijgewerkt en tegen de werking van het platform gecontroleerd. Scheiding tussen klinieken: sinds september 2026 wordt die niet alleen in de applicatie maar ook in de database zelf afgedwongen, met regels per rij die standaard alles weigeren, via een beperkte databaserol die aan die regels gebonden is; de documenten beschrijven ook wat deze laag niet afdekt. AI: Amazon Bedrock (verwerking uitsluitend in de EU, niet bewaard, niet gebruikt voor modeltraining) staat met één naam in alle documenten en in bijlage B van de verwerkersovereenkomst. De AI-samenvatting van de medische voorgeschiedenis staat uit totdat een kliniek hem aanzet; het samenvoegen van rasnamen bij een datamigratie heeft geen kliniekinstelling, verstuurt alleen rasnamen en diersoort en wordt door een mens bevestigd. HR: de privacyverklaring voor het portaal en de verwerkersovereenkomst beschrijven de HR-functies, inclusief verzuimregistratie zonder medische details. Bewaartermijnen: facturen en financiële gegevens ten minste 7 jaar en geneesmiddelenregistraties ten minste 5 jaar, waarbij verwijdering na die termijnen gepland maar nog niet geautomatiseerd is (eerdere teksten wekten de indruk dat dit al automatisch gebeurde); na uitdiensttreding worden details van ziekmeldingen en checklists na 2 jaar verwijderd, terwijl de ziektedagen als verlof met de verlofadministratie 7 jaar meegaan; auditgegevens 7 jaar, technische logs 30 dagen, logs van webverkeer 90 dagen, meldingenlog 2 jaar, idempotentiesleutels 24 uur; geüploade boekhoudbronbestanden vallen buiten de verwijdering na 90 dagen. Verder: de export in de app bevat alleen profielgegevens; de lijst met gegevens over diereneigenaren is aangevuld (foto van het huisdier, verzekering, bestellingen, gedeelde documenten, geneesmiddelenregistratie, toestemmings- en acceptatiegegevens); auditlogging registreert wijzigingen, niet het bekijken van gegevens; foutmeldingen uit het portaal gaan alleen naar onze eigen servers en worden vooraf van persoonsgegevens ontdaan. De app en het portaal vragen u de bijgewerkte privacyverklaringen en de verwerkersovereenkomst opnieuw te accepteren; de gebruiksvoorwaarden hoeft u niet opnieuw te accepteren.
-
Bewaartermijnen- en verwijderingsdocument gepubliceerd
Nieuw juridisch document: Data Retention & Erasure. Het beschrijft in duidelijke taal hoe lang elke gegevenscategorie wordt bewaard (fiscaal 7 jaar, diergeneesmiddelenregistraties 5 jaar, personeelsgegevens 2 respectievelijk 5–7 jaar na uitdiensttreding, operationele logs circa 2 jaar, medische dossiers als levenslange patiëntgeschiedenis onder beheer van de kliniek), wat verwijdering op verzoek concreet doet (direct wissen van alles zonder wettelijke bewaarplicht, minimaliseren van wat moet blijven, automatische anonimisering zodra de wettelijke termijn verstrijkt) en hoe klinieken en diereneigenaren hun gegevens kunnen exporteren. Het FAQ-antwoord over bewaartermijnen is hiermee in lijn gebracht.
-
Trust center gelanceerd
trust.zoravet.com is live: juridische documenten, subverwerkers, veelgestelde vragen en dit updateoverzicht, voortaan de centrale plek voor security- en privacyinformatie. Bij lancering geldt, als actuele stand van de beveiligingspostuur: een gedocumenteerde restore-oefening is uitgevoerd tegen productie (schema- en rijtelling-controles geslaagd) en herhaalt periodiek; back-ups worden gerepliceerd naar een tweede EU-regio voor regionale uitval; en continue infrastructuurmonitoring en alarmering staat aan, met diepere applicatie-observability gebouwd en klaar voor activatie bij productiestart.